CAUSA DE PERDIDA DE ORDEN ORIGINAL

CAUSAS POR LAS CUALES EL ORDEN ORIGINAL SE PIERDE 

1. Desconocimiento por parte de los empleados de las funciones propias de cada oficina.
2. Ausencia de manuales de procedimientos.
3. Desconocimiento del trámite para la disposición física de los documentos, pues es el trámite o gestión es el que indica (y obliga) el orden debido.
4. Interrupción de los trámites, lo cual no permite hacer un seguimiento puntual al asunto y mucho menos determinar si el trámite está en curso o en que momento se encuentra.
5. Incorrectas maneras de ubicar los documentos han llevado a que se formen series que no reflejan trámites establecidos (las que se denominan series facticias), como también a que se formen series con expedientes desagregados (documentos de un mismo trámite repartidos en distintas series).
6. Agrupación por tipos documentales: (solicitudes, certificaciones, correspondencia recibida, correspondencia despachada, facturas, constancias).
7. Incorrectos procesos de producción y distribución documentales (duplicidad de documentos, mal manejo en la remisión de copias)
8. Falta de claridad sobre la diferencia entre documentos sustantivos y documentos facilitativos.