UNIDAD DOCUMENTAL-TIPO DOCUMENTAL
La unidad documental, archivísticamente es el
elemento fundamental de una serie documental, la cual puede ser simple o compleja.
- La simple, constituida por el mismo tipo documental
- La compleja, con la que más estamos familiarizados, es el expediente, está integrada por tipos documentales de diversa índole y que responden a una secuencia dentro del trámite respectivo
UNIDAD DOCUMENTAL
es el
resultado físico de una actividad llevada a cabo en las unidades
administrativas por las funciones que le han sido asignadas; sin embargo, no
todas las actividades generan tipos documentales. Cada unidad documental tiene
una estructura formal propia que la diferencia de las demás y un contenido
informativo homogéneo.
EJEMPLO:
un Informe, es el documento que registra
los hechos o investigaciones realizada que da a conocer el estado de cualquier actividad,
estudio o proyecto en su contenido se registra
- primer lugar la razón social
- seguido de la dependencia que lo origina, título, fecha, autor o responsable, texto y firma.
Los tipos documentales básicos que conforman
el expediente son los que en la mayoría de los casos establecen los Manuales de
Procedimientos para el trámite de un proceso determinado
EJEMPLO :
la serie Historias Laborales, cada expediente es una unidad documental compleja
que se conforma con los documentos relativos a una persona desde que se vincula
a una entidad hasta su retiro.
En la organización documental, es necesario
tener identificados cada uno de los tipos documentales que se producen o se han
producido en cada una de las oficinas de acuerdo con los trámites, a fin de
lograr una correcta ordenación de las series documentales.
No hay comentarios:
Publicar un comentario