SERIES DOCUMENTALES COMPUESTAS

SERIES  DOCUMENTALES COMPUESTAS 

 esta conformadas por unidades documentales complejas llamadas expedientes. Cada uno está compuesto por varios tipos documentales diferentes entre sí pero relacionados en razón de un trámite determinado.

 Cada expediente es diferente de otro de su misma serie y por lo general se almacenan en unidades de conservación (carpetas) separadas; no obstante, es preciso anotar que existen expedientes de gran volumen que se deben dividir surcándolos en diferentes unidades de conservación.

 ENTRE ESTOS ESTÁN:

•  unidades documentales complejas los contratos
•  las ordenes de pago, las historias laborales
•  las historias clínicas
•  las investigaciones disciplinarias
•  los procesos jurídicos
• contravenciones
•  licencias de tránsito

 PASOS METODOLÓGICOS PARA SU ORDENACIÓN 

1. Análisis del contenido de las unidades documentales para establecer su pertenencia al trámite o proceso ya sea administrativo o técnico.
2. Verificar que cada unidad documental compleja o expediente refleje el orden original del trámite.
3. Selección del sistema de ordenación de acuerdo con las características de la serie.
4. Aplicación del sistema de ordenación de la serie.
5. Almacenamiento de cada expediente en la adecuada unidad de conservación de acuerdo con el sistema de ordenación seleccionado.
6. Almacenamiento de la serie en la adecuada unidad de conservación.
7. foliación de todos y cada uno de documentos que conforman los expedientes.
8. Identificación de las diferentes unidades de conservación.

 NOTA: Se ordena según el trámite que le dio origen / según los Manuales de Procedimientos / Aunque coinciden con un orden cronológico lo importante es no descuidar el orden original. El documento que le dio origen al trámite es el primer documento al revisar la unidad de conservación y el que lo finiquitó, el último.