ORDENACIÓN DE EXPEDIENTE

ORDENACIÓN DE EXPEDIENTE 

 El expediente debe ser ordenado siguiendo los pasos que se han dado durante su trámite

1.  el primer documento será aquel que le ha dado origen, bien sea a través de una solicitud o un trámite de oficio
2.    ir  añadiendo los documentos que según el orden y uso se vayan produciendo hasta el que concluye el trámite

 lo cual es imprescindible para que el expediente tenga una disposición coherente, de manera que pueda reconstruirse el asunto de que trata.

1. Para las unidades documentales complejas (expedientes), la ordenación cronológica se debe hacer de acuerdo con las fechas extremas (año, mes día)
2. en primer lugar la fecha del documento que le dio inicio al trámite y que debe corresponder a la más antigua dentro del trámite administrativo, y la fecha del último documento, es decir aquel con el que concluyó dicho trámite.

 No nos referimos aquí y no se tendrán en cuenta las fechas de aquellos documentos anexos o soportes, que van unidos a los documentos principales; éstos generalmente sirven como antecedentes o testimonios (como las pruebas, las notificaciones, normas, etc,) y, con frecuencia, forman parte integral del expediente con fechas anteriores a los de los documentos sustantivos.

FECHA INICIAL  -FECHA FINAL

 no  se debe abrir una unidad de conservación con la correspondencia que llega (correspondencia recibida) y otra unidad de conservación, con las respuestas a dicha correspondencia (correspondencia despachada).

debe relacionarse con una serie documental por las funciones que dicha entidad desarrolla a través de sus diferentes unidades administrativas u oficinas, por lo tanto formará parte de los expedientes de acuerdo con los trámites que allí se adelanten para no fragmentar la información